Gdybyśmy mieli idealną, stuprocentowo skuteczną receptę na wymyślanie projektów, co roku późną jesienią nie musielibyśmy zakasywać rękawów i pisać – często od nowa – wniosków w pojawiających się wówczas jak grzyby po deszczu rozmaitych konkursach. Tu muszę Was niestety rozczarować – projekt idealny, taki pewniak, gotowiec, który każdorazowo byłby strzałem w dziesiątkę, nie istnieje. Jest natomiast parę elementów, które mają znaczenie przy jakości każdego bez wyjątku projektu. Jeśli weźmiemy je pod rozwagę jeszcze przed zabraniem się do pracy, bardzo prawdopodobne, że rezultatem będzie właśnie dobry projekt. Dobry czyli jaki? Który ma szansę na dofinansowanie, ale przede wszystkim na realizację, osiągnięcie celu, którym jest zmiana – na przykład czyjejś postawy, zasobu wiedzy albo wyglądu najbliższego otoczenia, na którym nam zależy. Jak nawigować skutecznie krok po kroku, by się do niego przybliżyć?
- Pomysł.
Trzeba go mieć. To – zdawałoby się – pierwsze hasło z elementarza. Tymczasem wiele osób chętnych do działania, zgłaszających się do organizacji pozarządowych lub grup nieformalnych ogłasza radośnie: „zrobiłbym jakiś projekt”. Nic dziwnego, że słysząc taką deklarację, doświadczeni aktywiści i urzędnicy przewracają oczami. Jeśli istotnie buzuje w was chęć zaangażowania się lokalnie, musicie wiedzieć, czego konkretnie chcecie. Zazwyczaj to jeszcze dość ulotna wizja, więc na początek najlepiej sformułować ją jednym krótkim zdaniem, co pomoże wam w wyjaśnieniu innym, o co chodzi – by przekonać ich, że warto wam pomóc. Nazwać ją – gdy projekt zyskuje etykietkę, od razu myśli się o nim inaczej. Nabiera kształtów. Potem przełożyć go na działania – punkt po punkcie. Dzięki temu w kolejnych etapach nie będziecie działać na ślepo. Przy okazji: jeśli możecie, nie powielajcie sprawdzonych rozwiązań. Twórzcie nową wartość, zamiast imitacji metodą „kopiuj” „wklej” z popularnych pomysłów cudzego autorstwa. To popłaca w dłuższym terminie. Nic nie smakuje lepiej niż satysfakcja z realizacji choćby najmniejszego, ale własnego pomysłu. Będziecie się wyróżniać na tle innych, wybierających łatwą ścieżkę. Tym większa też szansa, że w przyszłości, gdy już sprofesjonalizujecie działania, nie zatracicie pierwotnego zapału. - Odbiorcy.
Informację o nich musicie podać w każdym formularzu dotacyjnym. Nie bez powodu. Jeśli wymyślając projekt, nie widzicie ich równie wyraźnie jak rezultatu waszych przyszłych działań, źle to wróży pomysłowi. Możliwe, że realizując go, tak naprawdę chcecie przyczynić się do satysfakcji tylko jednej osoby – samych siebie. W takim przypadku lepiej aplikować o stypendium twórcze. Działalność społeczno-kulturalna służy zaspokajaniu potrzeb różnych grup i społeczności. Druga rzecz: zanim ochoczo ruszycie uszczęśliwiać lokalnych odbiorców, poznajcie ich najpierw. Dowiedzcie się, czego chcą. Możliwe, że ich potrzeby znacząco odbiegają od waszych wyobrażeń. A może wystarczy lekko zmodyfikować pierwotne założenia projektu. Porozmawiajcie z nimi, dowiedzcie się jak najwięcej: jak lubią spędzać wolny czas, czego im brakuje, co im przeszkadza. Niewykluczone, że przy okazji powstaną zalążki jeszcze kilku innych projektów! - Pieniądze i inne wsparcie.
Z dużym prawdopodobieństwem można założyć, że stawiając pierwsze kroki w trzecim sektorze, będziecie szukać ich na zewnątrz. Dlatego kreśląc w głowie przyszły projekt, dobrze już dopasowywać go do potencjalnych źródeł finansowania. Zacznijcie od przejrzenia listy konkursów grantowych i ich regulaminów, by przekonać się, czy któryś z nich pokrywa się z polem waszych zainteresowań. Bywa tak, że ten sam projekt po lekkiej modyfikacji można składać w kilku różnych konkursach. Najpierw jednak trzeba poznać ich zasady, by sensownie zaakcentować te aspekty, na których zależy grantodawcom. Także kierując kroki do sponsorów lepiej nie działać w ciemno, rozsyłając do wszelkich możliwych firm propozycję tej samej treści. To, że duża państwowa firma ma fundację wspierającą organizacje pozarządowe, nie musi oznaczać, że wspiera wszystko, jak leci, byle projekt był dobrze napisany. Często takie fundacje specjalizują się projekty ze sfery kultury albo dotyczące małych ojczyzn raczej nie mają szans. Dla prywatnej firmy z kolei najciekawszy będzie projekt związany z jej sferą działalności. Grantodawca to niejako nasz odbiorca pośredni, warto więc jeszcze przed zapukaniem do odpowiednich drzwi zastanowić się, jakie korzyści może odnieść ze współpracy. Bo że takie pytanie padnie, to niemal pewne. - Zasoby.
O ile przy odpowiedniej determinacji można zrealizować niejedno przedsięwzięcie praktycznie za zero złotych, zdecydowanie nie da się tego zrobić w pojedynkę. Zatem kolejne pytanie, jakie należy sobie zadać, szczegółowo go rozpisując, brzmi: czy macie w zasięgu ręki właściwych ludzi? Właściwych, to znaczy nie sympatycznych i takich, z którymi dobrze się czujemy na co dzień, ale kompetentnych w zakresie realizacji danego projektu. Nie zawsze będą to dotychczasowi współpracownicy (na wszelki wypadek warto też dysponować ławką rezerwowych; umowy związane z projektami to nie etaty, nie są gwarantowane, więc zawsze należy liczyć się z tym, że zanim pozyskamy środki na realizację przedsięwzięcia, dana osoba już będzie zajęta). Ile osób będzie skłonnych zaangażować się w projekt na zasadach wolontariatu? Co jest nam oprócz tego potrzebne, skąd to weźmiemy i ile kosztuje? Czy mamy od kogo wynająć salę? Czy potrafimy przewidzieć rozwiązania alternatywne (np. dla imprezy plenerowej na wypadek deszczu)? - Realny budżet.
Bez niego możemy mówić jedynie o pobożnych życzeniach, a nie o projekcie. Radzimy nie wyceniać wszystkiego na minimalne kwoty, jak często robią początkujące organizacje, obawiając się, że jeśli wpiszą w budżet np. rynkowe stawki wynagrodzenia, zostaną odebrane przez oceniających wnioski jako zbyt roszczeniowe. Pamiętajcie, że instytucje przydzielające granty często tną budżety, zawsze lepiej więc planować z górką. Pomyślcie też, że gdy zaproponujecie podwykonawcom zbyt małe wynagrodzenie, możecie mieć kłopot z przekonaniem tych właściwych osób, na współpracy z którymi wam zależy. Czy jesteście gotowi w takiej sytuacji stać się sponsorami swoich organizacji, czyli dokładać do projektu z własnej kieszeni? Pamiętajcie też o potencjalnych kosztach dodatkowych. Może przy realizacji jakiegoś projektu w przestrzeni publicznej albo organizacji warsztatu dla dzieci trzeba na przykład opłacić ubezpieczenie?
I na koniec – nie zniechęcajcie się łatwo. Bywa, że po raz pierwszy, drugi i piąty żaden wasz wniosek nie uzyska dofinansowania, żaden sponsor nie zaryzykuje wsparcia nikomu nie znanej jeszcze organizacji. Dobrze znamy związane z tym frustracje. Może na początek da się zrobić to, co chcecie, niewielkim kosztem, który możecie pokryć sami, tylko na mniejszą skalę? Może warto porozmawiać z kimś bardziej doświadczonym (takie usługi wsparcia świadczą różne instytucje przeznaczone dla trzeciego sektora w waszym mieście lub w województwie), żeby wskazał wam, co warto zmienić w projekcie, by miał większe szanse na wsparcie? Pomyślcie też, ile przy okazji się nauczyliście – teraz samodzielne testowanie różnych rozwiązań wydaje się drogą przez mękę, ale na przyszłość zaprocentuje większą samodzielnością.