Jako stowarzyszeniowe dinozaury (bo 10 lat to jednak całkiem niezłe osiągnięcie w tym sektorze) pamiętamy jeszcze czasy, gdy pomylenie rubryczki w formularzu albo błędne zakreślenie „tak” zamiast „nie” mogło przyczynić się do dyskwalifikacji świetnie zapowiadającego się projektu w konkursie dotacyjnym. Pamiętamy też kolejki pod drzwiami urzędów tuż przed godziną zamknięcia, bo wiadomo, że nawet jeśli wszyscy obiecują sobie, że tym razem wezmą się za pracę nad wnioskami zaraz po ogłoszeniu konkursów, to i tak zwykle kończy się pisaniem do ostatniej chwili. Jedno trzeba przyznać: nie wspominamy tamtych sytuacji z łezką w oku. Odkąd wnioski wypełnia się w systemie (są to m.in. EBOI czy Witkac) jest znacznie, ale to znacznie łatwiej. Błędy formalne praktycznie się nie zdarzają, bo jeśli błędnie wypełnimy jedno pole formularza, system nie przepuści nas dalej. (choć czasem zdarza się przeciążenie systemu i jego awaria, więc generalnie – na ostatnią chwilę nie polecamy).
Nie doczekaliśmy się jeszcze co prawda ujednolicenia wniosków w konkursach ogłaszanych przez rozmaite instytucje rządowe i samorządowe, a także zewnętrzne podmioty, ale większość z nich kieruje się podobną logiką. Dla tych, którzy dopiero uczą się poruszania po dotacyjnym labiryncie widok kilkustronicowego formularza opatrzonego bardzo formalnie brzmiącymi hasłami może być paraliżujący, uruchamia natychmiast tryb „nie dam sobie rady” nawet bez podejmowania prób. Ćwiczenie czyni mistrza i pisania wniosków najlepiej nauczyć się… po prostu je pisząc, z początku może nieudolnie, ale potem pisząc coraz lepiej. Omówimy więc sobie tutaj taki przykładowy wniosek krok po kroku, skupiając się na technikaliach, czyli metodzie jego pisania. Merytorykę zostawiam Wam, tu możliwości są wprost nieograniczone; jednak nawet najbardziej innowacyjny pomysł może nie uzyskać dofinansowania, jeśli nie jest opisany w klarowny sposób zgodnie z logiką tego typu formularzy.
Początkowa część zwykle przeznaczona jest na podstawowe informacje o organizacji: podajemy dane adresowe, numery wpisów do rejestrów, nazwiska osób odpowiedzialnych etc. i pola działalności. Tu problemów być nie powinno; tę część wystarczy wypełnić raz i potem kopiować do kolejnych wniosków.
Potem należy podać skrótową informację o zadaniu. Skrótową – czyli zwykle nie liczącą więcej niż ok. 500 znaków (w wielu konkursach poszczególne formularze mają limit znaków). Podajemy więc nazwę i krótki, precyzyjny opis. Dobrze jest odnieść się w nim do zakresu konkursu. Przykładowo, jeśli kładzie on nacisk na współpracę międzypokoleniową – chcemy zrealizować warsztaty i spacery dla dzieci i ich opiekunów poświęcone muranowskiej przyrodzie, piszemy więc: „Murabelka i inni” – cykl międzypokoleniowych działań edukacyjnych”. W kolejnym punkcie zwykle trzeba ten opis rozwinąć. I tu pojawia się pewna ambiwalencja. Z jednej strony im bardziej jesteśmy precyzyjni, tym lepiej – oceniający wniosek mogą się dzięki temu przekonać, że już na tym etapie przygotowujemy się poważnie do działania, mamy orientację w kosztach, potrzebach itp. – znów przykładowo, jeśli planujemy warsztaty i spacery, możemy już określić ich tematykę, zaproponować kompetentnych prowadzących, jeśli planujemy podsumowującą wydarzenie publikację – wiemy, jaki będzie mieć nakład, w jakim ukaże się formacie, ile będzie kosztował druk. Z drugiej jednak strony, z uszczegóławianiem łatwo przesadzić na własną niekorzyść. Pamiętajmy więc, że zmiany w harmonogramie i budżecie wymagają każdorazowego zatwierdzania przez grantodawcę i zawierania aneksu do umowy w formie pisemnej, co bywa czasochłonne i męczące. Lepiej więc – zwłaszcza gdy nie jesteśmy pewni, czy np. prowadzący zajęcia będzie zdrowy jak rydz w dniu 15 maja – nie podawać dziennych dat wydarzeń, ale ograniczyć się do ram miesięcznych lub kwartalnych, pisząc, że te wydarzenia odbędą się np. między 1 maja a 30 czerwca. Oceniającej wniosek komisji w zupełności to wystarczy.
W szczegółowym opisie często trzeba wskazać cel projektu. On też powinien być spójny z tym, co napisaliśmy na początku i co będziemy rozwijać dalej. A więc, trzymając się naszego przykładu z mirabelką – skoro warsztaty i spacery mają mieć charakter edukacyjny, to napiszmy, że celem jest utrwalenie w świadomości społecznej przedstawicieli kolejnych pokoleń muranowian historii dzielnicy i jej społeczności żydowskiej przez pryzmat świadka-przyrody. Dodatkowe cele to wyzwolenie kreatywności mieszkańców Muranowa w różnym wieku, rozwój zdolności twórczych, aktywizacja oraz integracja starszych i młodszych mieszkańców (nacisk na wielopokoleniowość wynikającą z założeń konkursu. Możemy napisać też, że projekt ma poszerzyć wiedzę historyczną i przyrodniczą uczestników i zmotywować ich do samodzielnych poszukiwań.
Jeśli naszymi odbiorcami są dzieci i młodzież oraz ich opiekunowie, wówczas te same grupy, szczegółowiej opisane, powinny pojawić się w kolejnej części wniosku przeznaczonej na charakterystykę odbiorców projektu. W tej części warto podzielić odbiorców na grupy; oprócz kryterium wiekowego można zastosować inne, np. miejscowe – „mieszkańcy Muranowa”, „turyści”, albo wyszczególnić ich pod względem zainteresowań związanych z tematyką projektu.
Będę to powtarzać ja mantrę: istotne jest, aby poszczególne części projektu były ze sobą spójne; a więc jeśli napomykamy o międzypokoleniowości, wielokulturowości, integracyjnym albo edukacyjnym charakterze projektu, to te same elementy powinny pojawić się w pozostałych składowych wniosku, scharakteryzowane w taki sam sposób, nawet jeśli przy pomocy innych słów. Można więc, charakteryzując naszych odbiorców, napomknąć o strukturze społecznej miejsca, zwracając np. uwagę na spory odsetek najmłodszych mieszkańców; napomknąć, że do tej pory niewiele było okazji do integracji międzypokoleniowej, a nawet odwołać się do badań danej populacji (jeśli takowe istnieją, jeśli nie – można też przedstawić wnioski dotyczące szerszej zbiorowości, np. o zapracowaniu współczesnych rodziców i niewielu możliwościach do spędzania wolnego czasu z dziećmi.
Kolejny „Opis potrzeb wskazujących na celowość wykonania zadania publicznego” – to z kolei nasza diagnoza sytuacji, innymi słowy, odpowiedź na pytanie: czego brakuje w danym miejscu/społeczności i co zmienią działania podjęte w ramach projektu? Najpierw w krótkich słowach określamy potrzeby: np. spędzania wolnego czasu na wspólnych, edukacyjnych działaniach, aktywności związanych z przyrodą, potem zaś pokazujemy, w jaki sposób chcemy odpowiedzieć na te oczekiwania poprzez nasz projekt.
Zasoby kadrowe – w tym punkcie chwalimy się kompetencjami osób, które planujemy zaangażować do projektu, dobrze więc, aby były one adekwatne do zadań, jakie chcemy im przydzielić. Przykładowo, gdy planujemy warsztaty przyrodnicze i spacery, te pierwsze niech poprowadzi doświadczona animatorka, drugie – nauczyciel biologii mający doświadczenie w tego typu aktywnościach. Warto zawczasu spytać takich specjalistów, czy istotnie będą chcieli z nami współpracować. Deklaracja uczestnictwa nie jest wymagana przy projekcie, ale oszczędzi nam to gorączkowych poszukiwań w przyszłości; w dodatku nasi eksperci mogą wesprzeć nas fachową wiedzą już na etapie przygotowywania wniosku, np. przy układaniu tematyki warsztatów. W tej rubryce wymieniamy też wszystkich członków lub współpracowników organizacji, którzy będą zaangażowani w projekt; dobrze jest wskazać, czym każdy z nich będzie się zajmować.
Pod koniec wniosku zwykle pada pytanie o wkład osobowy, który przekłada się na pewien procentowy udział we wkładzie własnym organizacji (czyli środkach, jakie sami musimy zaangażować w projekt; rzadko zdarza się możliwość dofinansowania na poziomie 100 procent). Świetnie, jeśli możemy zaangażować wolontariuszy, wówczas piszemy np. że planujemy zaangażować w takim charakterze pięć osób, które w łącznym wymiarze np. 12 godzin pomogą w organizacji warsztatów i opisać, na czym będzie polegać ich pomoc; a także podać wycenę godzinowej stawki pracy wolontariusza.
Przy wkładzie rzeczowym możemy uwzględnić np. wyposażenie sali (jeśli dysponujemy własnym lokalem), wyposażenie biura – np.; komputery czy drukarki, jeśli będą niezbędne do pracy, sprzęt do projekcji, stronę internetową, a także bazę kontaktów do mediów, cenną przy prowadzeniu promocji. To wszystko są nasze zasoby. Skoro o promocji mowa, w punkcie jej dotyczącym warto dokładnie określić działania, jakie podejmiemy (np. zakres potencjalnego partnerstwa medialnego; miejsca, w których planujemy dystrybuować plakaty lub ulotki; częstotliwość publikacji w mediach społecznościowych i orientacyjne zasięgi). Zaświadczenia o partnerstwie są mile widziane; można je dołączyć do wniosku, zatem i w tym punkcie zadbajmy o spójność, przedstawiając, co może wnieść pod kątem promocyjnym do projektu każdy nasz potencjalny partner.
W większości formularzy wymagane są też informacje o wcześniejszej działalności, zwłaszcza zrealizowanych projektach, które w jakiś sposób łączą się z tematyką wniosku. Czasem trzeba wspomnieć też o planach na przyszłość. Pierwszy punkt może wydać się kłopotliwy nowo powstałej organizacji, bo o czym tu pisać, jeśli właśnie składamy nasz pierwszy wniosek o dofinansowanie? Otóż nie ma sensu kombinować, wymyślając na siłę nieistniejące projekty (zdarzają się takie przypadki), ale uczciwie napisać, że to Wasz pierwszy projekt, więc nie macie doświadczenia, ale w zamian pochwalić się doświadczeniem zawodowym i projektowym Waszych ekspertów oraz współpracowników. To też jest zasób, i to jaki!
Powodzenia! I nie zapominajcie o tym, o czym w zasadzie należałoby wspomnieć na samym początku, ale nie chciałam go dodatkowo wydłużać: zanim przystąpicie do pracy, warto zadać sobie podstawowe pytania:
- Po co chcemy realizować ten projekt?
- Czy praca nad nim sprawi nam przyjemność?
- Czy będzie zbieżna z podstawowymi celami organizacji i z resztą jej działań?
- Czy ma szansę wydać plon w długoterminowej perspektywie?
Jeśli większość odpowiedzi brzmi „nie”, lepiej się zastanowić, zanim poświęcicie czas na mozolne wypełnianie rubryk i naginanie wyjściowego pomysłu do wymogów konkursu. Jeśli przeważają odpowiedzi pozytywne, jest sens brać się do dzieła. I jeszcze a propos owego naginania – jest niezbędne, wiemy, sami tak często robiliśmy, ale zawczasu warto też ustalić między sobą, gdzie leży granica dostosowań. Inaczej – jak pisze Magda z pracowni Artist In Bloom (wszystkim twórczym osobom bardzo polecamy jej mindsetter!) „kiedy chcąc się wpasować za bardzo w rubryki, zaczynamy doklejać wstążki, błyskotki i grzechotki, aż ze szlachetnego, wysublimowanego projektu robi się odpustowy stragan” – również warto odpuścić i poświęcić czas raczej na zastanowienie się, jakim innym sposobem można by zrealizować nasz wymarzony projekt w oryginalnej formie.